¿Qué es el software de colaboración y por qué lo necesita su organización?

Actualmente, el mercado está inundado de herramientas que prometen simplificar los procesos de trabajo de sus empleados y lo logran.

¿Pero realmente lo hacen?

Según un informe de Pegasystems Inc.*, los empleados cambian entre 35 aplicaciones diferentes críticas para el trabajo más de 1.100 veces cada día.

¿Cuántas aplicaciones utiliza su equipo?

El software ineficaz y los procesos ineficientes están impactando la productividad de cada equipo y para evitar eso, muchas empresas buscan ayuda en software de colaboración.

¿Pero es esa la mejor solución para su equipo y necesidades?

En este artículo, responderemos todas sus preguntas relacionadas con el software de colaboración. Incluyendo qué es el software de colaboración, cómo funcionan las herramientas de colaboración en línea y más.

¿Qué es el software de colaboración?

El software de colaboración se refiere a un tipo de solución de software que permite que individuos o equipos trabajen juntos en un proyecto, compartan información y se comuniquen entre sí en tiempo real, independientemente de su ubicación física. El software de colaboración puede incluir herramientas para gestión de proyectos, mensajería, intercambio de archivos y otras características que faciliten el trabajo en equipo y mejoren la productividad.

¿Por qué las empresas utilizan software de colaboración?

Imagine trabajar en un proyecto donde los equipos están distribuidos en todo el mundo: los ingenieros de software están en Nueva York, el equipo de marketing está en Londres y su equipo de gestión de diseño está en París. Asegurar que todos estén enfocados y alineados puede ser desafiante dado el hecho de que cada equipo está en un país diferente y opera en diferentes zonas horarias.

¿Entonces cómo puede asegurar que todos estén informados?

El software de colaboración ayuda a reducir el estrés de trabajar con otros sin importar dónde se encuentren. Puede ayudar a fortalecer las relaciones del equipo, ahorrar tiempo y dolores de cabeza, mejorar la organización e incrementar la velocidad y eficiencia.

El software de productividad colaborativa por números:

• El 70 % de los empleados dijeron que la tecnología digital mejoró su colaboración. (ArubaNetworks)
• Las herramientas de colaboración en línea y los espacios de trabajo digitales facilitan una mayor productividad de hasta el 30 %, según revelan las estadísticas de colaboración digital. (McKinsey)
• Los sistemas de comunicación completamente operacionales ayudan a retener talentos principales en las empresas en hasta el 450 %. (Work Institute)
• Los equipos extremadamente conectados demuestran un aumento del 21 % en rentabilidad. (Gallup)
• Los empleados ahora dedican aproximadamente el 50 % más de tiempo a trabajos colaborativos. (Harvard Business Review)
• Aproximadamente el 75 % de los empleados consideran la colaboración y el trabajo en equipo como importantes. (Queens University of Charlotte)

Beneficios del uso de herramientas de colaboración en línea

El uso de software de colaboración ofrece numerosos beneficios para empresas y equipos. Aquí hay algunos de las mejores ventajas de usar software de colaboración:

• Comunicación mejorada – El software de colaboración permite que los miembros del equipo se comuniquen en tiempo real, lo que facilita hacer preguntas, compartir información y resolver problemas rápidamente.
• Colaboración mejorada – Las herramientas de colaboración en línea permiten que los miembros del equipo trabajen juntos sin problemas, independientemente de su ubicación física, mejorando el trabajo en equipo e incrementando la eficiencia.
• Mayor productividad – El software de colaboración proporciona una ubicación centralizada para que los miembros del equipo accedan a la información del proyecto y colaboren en tareas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo requerido para completar proyectos.
• Gestión de proyectos – Además de todo lo anterior, el software de colaboración proporciona herramientas para realizar un seguimiento de las tareas, establecer plazos y monitorear el progreso, lo que facilita la gestión de proyectos y mantiene a todos en el camino correcto.

¿Cómo funcionan las herramientas de colaboración en línea?

Las herramientas de colaboración en línea ayudan a los equipos a comunicarse y colaborar sin problemas en torno a tareas y proyectos, y hacen que sea más fácil usar una variedad de otras herramientas de productividad desde una única plataforma. El software de colaboración elimina la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones, perder tiempo e interrumpir su flujo de trabajo al permitir que permanezca dentro de la misma herramienta para completar el trabajo.

También resuelve el caos de tener archivos alojados en diferentes servicios y aplicaciones y tener que buscar a través de largas listas para encontrar información crítica al permitir que los usuarios tengan todo en un lugar desde donde cualquiera puede acceder a todo lo que necesita para completar sus tareas.

Otra forma en que funcionan las herramientas de colaboración en línea es manteniendo toda la comunicación interna bajo el mismo techo. Olvídese de buscar mensajes en su bandeja de entrada y aplicaciones de chat nuevamente porque las herramientas de colaboración en línea mantienen sus conversaciones organizadas y transparentes.

Las herramientas de colaboración en línea no solo ayudan a su equipo a trabajar de manera más inteligente, sino que también ayudan a aumentar la productividad general del equipo y realizar un seguimiento del progreso de proyectos y tareas y obtener actualizaciones de estado en tiempo real.

Características clave del software de colaboración

El software de colaboración puede variar ampliamente en términos de sus características y capacidades. Aquí hay algunas características clave que se encuentran comúnmente en el software de colaboración:

• Mensajería y chat – Estos son partes esenciales de cualquier software de colaboración. Busque características de chat y mensajería como mensajería directa y de grupo, conversaciones en hilos, intercambio de archivos en chat, notificaciones, emojis y reacciones.
• Capacidades de intercambio de documentos – El software de colaboración típicamente incluye una función de intercambio de archivos que permite a los miembros del equipo cargar, almacenar y compartir documentos y archivos en una ubicación centralizada. Esto facilita que los miembros del equipo accedan a los archivos desde cualquier lugar y reduce el riesgo de perder documentos importantes.
• Gestión de proyectos y tareas – Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los miembros del equipo realizar un seguimiento de las tareas, establecer plazos y monitorear el progreso. Esta característica puede ayudar a los equipos a mantenerse organizados y asegurar que los proyectos se completen a tiempo.
• Integración con otras herramientas – La capacidad del software de colaboración para integrarse con otras herramientas y aplicaciones que utilizan los equipos puede simplificar los flujos de trabajo y reducir la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones, lo que puede ayudar a los equipos a ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficiente.
• Aplicación móvil – Esta característica es cada vez más importante a medida que más personas trabajan de forma remota o en movimiento, y necesitan acceso a sus proyectos, tareas y comunicaciones relacionadas con el trabajo en sus dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes y tabletas.

¿Cómo elegir software de colaboración?

Estos son los 6 factores cruciales para seleccionar software de colaboración para su equipo:

1. Las necesidades de su organización – Comience identificando qué desea lograr con el software de colaboración. ¿Busca una herramienta que lo ayude a gestionar proyectos, comunicarse con miembros del equipo o compartir archivos? Idealmente, todos. Comprender sus necesidades lo ayudará a reducir sus opciones y elegir software de colaboración que se adapte a las necesidades de su organización y equipo.

2. Características disponibles – Busque software que ofrezca las características que necesita, como gestión de tareas, mensajería, intercambio de archivos, integración con otras herramientas que utiliza, etc. Además, considere la facilidad de uso del software y la capacidad de personalizarlo para que se adapte a sus necesidades.

3. Costo de la solución – El software de colaboración puede variar desde gratuito a muy costoso. Determine cuánto puede presupuestar para el software y considere el costo de características adicionales y complementos.

4. Soporte – Busque un proveedor que ofrezca soporte confiable y pueda proporcionar a su equipo la capacitación, tutoriales y base de conocimiento necesarios.

5. Integración – No ignore las capacidades de integración. Si elige una herramienta que no puede integrarse con otras herramientas necesarias por su equipo, entonces no lo ayudará a lograr productividad y eficiencia en su equipo.

6. Seguridad – Verifique las características de seguridad del software, como cifrado de datos, autenticación de usuario y controles de acceso.

Espacio de trabajo digital Slingshot

Slingshot simplifica la colaboración al incorporar moderno proyecto y gestión de archivos de equipo, chat y análisis de datos, todo dentro de una aplicación. Cuando puede compartir fácilmente todos estos elementos en un lugar con miembros del equipo y compartir proyectos con miembros del equipo externo, la calma se restaura. Con flujos de productividad robustos listos para usar y diseñados para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a cruzar silos de colaboración, previene interrupciones de trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

*Fuente: Pegasystems Inc.